Si tratta di un servizio di sistema operativo di rete installato in genere su una macchina dedicata, che gestisce l’invio e la ricezione dei messaggi di posta elettronica. Il Mail server comunica con il client o con altri mail server collegati alla rete. In una rete locale la configurazione tipicadi un mail server prevede che i messaggi ricevuti per i client collegati vengano temporaneamente memorizzati nel mail server stesso. Quando un client attiva il suo programma di posta elettronica a cadenza regolare, o solo su richiesta i messaggi vengono scaricati sulla macchina del destinatario , tipicamente protocolli IMAP o POP. Per ovviare a problemi di spedizione di messaggi, dovuti ad esempio a momentanei non collegamenti nel calcolatore destinatario di un messaggio, i messaggi vengono memorizzazti in nodi intemedi per essere poi spediti non appena possibile.